ใบเสนอราคา คืออะไร
ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารที่ผู้ขายจัดทำขึ้นเพื่อเสนอราคาสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า ก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจสั่งซื้อจริง เอกสารนี้มีความสำคัญต่อการทำธุรกิจ เพราะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจรายละเอียดสินค้า เงื่อนไขการชำระเงิน และระยะเวลาในการส่งมอบได้อย่างชัดเจน อีกทั้งยังช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัท โดยเฉพาะในกรณีที่มีการเปรียบเทียบราคาจากหลายผู้ขาย ทำใบเสร็จ บิลเงินสด ออนไลน์ฟรี 100% ไม่ต้องสมัคร
ความสำคัญของใบเสนอราคา
ในขั้นตอนการขาย ใบเสนอราคามักเป็นเอกสารแรกที่เจ้าของธุรกิจส่งให้ลูกค้า เพื่อใช้ในการประเมินและตัดสินใจซื้อสินค้า โดยไม่เพียงช่วยให้ลูกค้ารู้สึกมั่นใจในความเป็นมืออาชีพของบริษัท แต่ยังเป็นหลักฐานอ้างอิงเมื่อเกิดข้อผิดพลาดด้านราคา หรือเงื่อนไขการชำระเงินในภายหลัง
ใบเสนอราคา ใช้ในกรณีใด และทำไมต้องทำ
ใบเสนอราคาใช้ในขั้นตอนแรกของการขาย เพื่อช่วยให้ลูกค้าทราบต้นทุนอย่างชัดเจน และช่วยให้ผู้ขายมีหลักฐานอ้างอิงในภายหลัง อีกทั้งยังแสดงถึงความเป็นมืออาชีพของธุรกิจ ทำให้ลูกค้าไว้วางใจและมีแนวโน้มตัดสินใจเร็วขึ้น เมื่อมีลูกค้าสอบถามราคา หรือขอข้อมูลสินค้าและบริการก่อนสั่งซื้อ โดยเฉพาะธุรกิจที่ให้บริการแบบโครงการ เช่น งานตกแต่งภายใน การก่อสร้าง หรือบริการออกแบบ
องค์ประกอบที่ควรมีในแบบฟอร์มใบเสนอราคา
- ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี อีเมล และเบอร์ติดต่อ
- หมายเลขเอกสารและวันที่ออก เพื่อการอ้างอิงที่ชัดเจน
- รายละเอียดสินค้าและบริการ ระบุชื่อสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวม
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หากมี ให้ระบุให้ชัดเจน
- เงื่อนไขการชำระเงินและส่งมอบสินค้า เช่น เครดิตเทอม หรือกำหนดส่ง
- ลายเซ็นและตราประทับของบริษัท เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของเอกสาร
เคล็ดลับ: ตั้งเลขที่เอกสารแบบรันต่อเนื่อง (เช่น QUO-0001) และกำหนดระยะเวลายืนราคาเสมอ การกำหนดระยะเวลายืนราคา (Validity Period) เป็นส่วนสำคัญที่สุดที่ทำให้ใบเสนอราคามีความสมบูรณ์ เพราะเป็นการจำกัดเวลาที่ผู้ขายผูกพันกับราคานั้น ๆ
ใบเสนอราคาออนไลน์ ช่วยธุรกิจได้อย่างไร
ปัจจุบันเจ้าของกิจการไม่จำเป็นต้องใช้ Excel หรือ Word ในการทำเอกสารอีกต่อไป เพราะมีเครื่องมือช่วยสร้าง ใบเสนอราคาออนไลน์ ได้ง่ายและฟรี เช่น เครื่องมือบนเว็บไซต์ของซิมเปิล บาลานซ์ ที่ช่วยให้คุณสามารถกรอกข้อมูลลูกค้า รายละเอียดสินค้า และราคาขายได้ทันที ระบบจะคำนวณยอดรวมและภาษีให้โดยอัตโนมัติ พร้อมดาวน์โหลดเป็นไฟล์ PDF ส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมลหรือไลน์ได้ทันที
เครื่องมือประเภทนี้เหมาะสำหรับทั้ง ธุรกิจขนาดเล็ก (SMEs) และ ฟรีแลนซ์ ที่ต้องการเอกสารเสนอราคาที่ดูมืออาชีพโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
วิธีเขียนใบเสนอราคา อย่างถูกต้องและเข้าใจง่าย
การทำใบเสนอราคาไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมซับซ้อน สามารถใช้แบบฟอร์มดาวน์โหลดออนไลน์ฟรีหรือสร้างเองก็ได้ สิ่งสำคัญคือต้องมีข้อมูลครบถ้วน ดังนี้
- ข้อมูลบริษัทผู้ขาย เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- ข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ และผู้ติดต่อ
- รายละเอียดสินค้า/บริการ พร้อมจำนวน ราคา และภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
- เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น เครดิตเทอม หรือวิธีโอนเงิน
- วันที่ออกเอกสารและวันหมดอายุของข้อเสนอ
- ช่องสำหรับลายเซ็นของผู้มีอำนาจอนุมัติ
ใบเสนอราคาที่ดีควรอ่านจบในหน้าเดียว มีข้อมูลครบถ้วน ไม่ยืดยาว และมีรูปแบบสวยงามเป็นระเบียบ
ใบเสนอราคา กับ ใบแจ้งหนี้ ต่างกันอย่างไร
“ใบเสนอราคา” คือเอกสารเสนอราคาก่อนการตกลงซื้อขาย ส่วน “ใบแจ้งหนี้” หรือ “Invoice” จะออกหลังจากลูกค้าตกลงซื้อ เพื่อเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการ
พูดง่าย ๆ คือ ใบเสนอราคา = เสนอราคา
ใบแจ้งหนี้ = เรียกเก็บเงิน
การแยกใช้เอกสารให้ถูกประเภทช่วยลดความสับสนในระบบบัญชีและภาษี
QT คืออะไร และต่างจาก PO อย่างไร
“QT” คือรหัสย่อจาก Quotation หมายถึง ใบเสนอราคา
ส่วน “PO” คือ Purchase Order หรือใบสั่งซื้อ
QT ออกโดยผู้ขาย เพื่อเสนอราคา
PO ออกโดยผู้ซื้อ เพื่อสั่งซื้อสินค้าตามใบเสนอราคา
ในระบบเอกสารธุรกิจจึงเรียงลำดับเป็น
ใบเสนอราคา (QT) → ใบสั่งซื้อ (PO) → ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
ใบเสนอราคามีผลทางกฎหมายหรือไม่
โดยทั่วไป ใบเสนอราคาไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายจนกว่าลูกค้าจะเซ็นยอมรับหรือมีการออกใบสั่งซื้อ (PO) แต่สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการเจรจาหรือพิสูจน์ข้อตกลงเบื้องต้นได้ในกรณีเกิดข้อพิพาท
ดังนั้น ควรระบุข้อความชัดเจน เช่น
“ใบเสนอราคาฉบับนี้มีอายุภายใน 30 วัน นับจากวันที่ออกเอกสาร”
ใบเสนอราคาและผลทางกฎหมาย
ใบเสนอราคาจำเป็นไหม
จำเป็นสำหรับธุรกิจที่ต้องการความเป็นมืออาชีพ แม้จะไม่ใช่เอกสารทางภาษีโดยตรง แต่ช่วยสร้างความโปร่งใส ป้องกันความเข้าใจผิด และใช้ประกอบเอกสารอื่นในระบบบัญชีได้ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน
ตัวอย่างใบเสนอราคา
ใบเสนอราคาที่ดีควรมีโครงสร้างที่ชัดเจน เริ่มจากหัวเอกสารที่มีโลโก้และชื่อบริษัท ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้ออยู่ด้านบน ตารางรายการสินค้า/บริการที่อ่านง่ายอยู่ตรงกลาง ยอดรวมและเงื่อนไขการชำระเงินอยู่ด้านล่าง และมีพื้นที่สำหรับลายเซ็นผู้อนุมัติ การจัดวางแบบนี้ช่วยให้ลูกค้าเข้าใจข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว
สรุป
ใบเสนอราคาเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสื่อสารกับลูกค้าอย่างมืออาชีพ เอกสารที่เขียนดีและเข้าใจง่ายจะช่วยเพิ่มโอกาสในการปิดการขาย และสร้างภาพลักษณ์ที่น่าเชื่อถือให้กับบริษัท หากคุณยังไม่มีระบบออกใบเสนอราคาลองใช้เครื่องมือฟรีอย่าง “โปรแกรมทำใบเสร็จ บิลเงินสด ใบกำกับภาษีออนไลน์จาก Simple Balance” เพื่อเริ่มต้นได้ทันที
ติดต่อ Simple Balance ผ่าน Facebook