ค่าใช้จ่าย คืออะไร

ค่าใช้จ่าย คือเงินที่ธุรกิจชำระไปเพื่อให้กิจการดำเนินต่อไปได้ในแต่ละวัน ตั้งแต่ค่าเช่าสำนักงาน เงินเดือนพนักงาน ค่าน้ำค่าไฟ ไปจนถึงค่าโฆษณา ค่าใช้จ่าย (Expenses) เป็นหนึ่งในรายการหลักของงบกำไรขาดทุน และเป็นตัวแปรสำคัญที่กำหนดว่าธุรกิจจะมีกำไรสุทธิเท่าไหร่ จากข้อมูลของกรมสรรพากร ธุรกิจ SME ที่มีทุนจดทะเบียนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท และรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี มีสิทธิเสียภาษีในอัตราพิเศษ แต่ต้องแยกค่าใช้จ่ายทางบัญชีกับค่าใช้จ่ายทางภาษีให้ถูกต้อง ไม่งั้นอาจเสียภาษีเกินจริง

• ค่าใช้จ่ายคือเงินที่ธุรกิจจ่ายเพื่อดำเนินกิจการ เช่น ค่าเช่า เงินเดือน ค่าโฆษณา
• แบ่งเป็น 2 ประเภทหลัก: ค่าใช้จ่ายในการขาย และค่าใช้จ่ายในการบริหาร
• ค่าใช้จ่ายทางบัญชีไม่เท่ากับค่าใช้จ่ายทางภาษี — บางรายการหักภาษีไม่ได้ (ค่าใช้จ่ายต้องห้าม)
• ควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีเท่าไหร่ กำไรสุทธิยิ่งสูง โดยไม่ต้องเพิ่มยอดขาย
• ต้องมีหลักฐานครบ (ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี) จึงจะนำมาหักภาษีได้

ความหมายของค่าใช้จ่ายตามหลักบัญชี

ค่าใช้จ่าย ตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน NPAEs (มาตรฐานสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ — คือมาตรฐานบัญชีที่ SME ส่วนใหญ่ใช้) หมายถึง การลดลงของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในรอบระยะเวลาบัญชี ในรูปของเงินที่จ่ายออกไป สินทรัพย์ที่ลดลง หรือหนี้สินที่เพิ่มขึ้น ซึ่งส่งผลให้ส่วนของเจ้าของลดลง

แปลง่ายๆ คือ ทุกบาทที่ธุรกิจจ่ายออกไปเพื่อให้กิจการเดินต่อได้ ถือเป็นค่าใช้จ่าย ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่าร้าน เงินเดือนพนักงาน ค่าไฟฟ้า หรือค่าจ้างสำนักงานบัญชี

ค่าใช้จ่ายเป็นรายการหนึ่งในงบกำไรขาดทุน ซึ่งเป็นงบการเงินที่แสดงผลการดำเนินงานของธุรกิจในแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี สูตรคำนวณกำไรสุทธิคือ

รายได้ − ต้นทุนขาย − ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน = กำไรสุทธิ

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจมียอดขาย 5 ล้านบาทต่อปี มีต้นทุนขาย 3 ล้านบาท และค่าใช้จ่ายดำเนินงาน 1.2 ล้านบาท กำไรสุทธิก่อนภาษีจะเท่ากับ 800,000 บาท (ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ กำหนดหลักเกณฑ์การคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษี)

ค่าใช้จ่าย กับ ต้นทุนขาย ต่างกันอย่างไร

หลายคนสับสนระหว่าง “ค่าใช้จ่าย” กับ “ต้นทุนขาย” เพราะทั้งสองอย่างเป็นเงินที่ธุรกิจจ่ายออกไป แต่ในทางบัญชีต่างกันชัดเจน

	ต้นทุนขาย (COGS)	ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน (OPEX)
ความหมาย	เงินที่จ่ายเพื่อซื้อหรือผลิตสินค้าที่ขาย	เงินที่จ่ายเพื่อดำเนินกิจการในแต่ละวัน
ตัวอย่าง	ค่าวัตถุดิบ ค่าจ้างแรงงานผลิต ค่าขนส่งสินค้าเข้า	ค่าเช่า เงินเดือนฝ่ายบริหาร ค่าโฆษณา
เปลี่ยนตามยอดขาย	ใช่ — ขายมากต้นทุนสูง	ไม่จำเป็น — จ่ายเท่าเดิมไม่ว่าขายได้เท่าไหร่
ตำแหน่งในงบกำไรขาดทุน	หักจากรายได้เป็นลำดับแรก	หักหลังจากได้กำไรขั้นต้นแล้ว

ตัวอย่าง: ร้านขายเสื้อผ้าซื้อเสื้อจากโรงงานตัวละ 200 บาท เพื่อขายตัวละ 500 บาท ค่าเสื้อ 200 บาทคือ “ต้นทุนขาย” แต่ค่าเช่าร้าน 15,000 บาทต่อเดือนคือ “ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน” เพราะต้องจ่ายทุกเดือนไม่ว่าจะขายเสื้อได้กี่ตัว

ประเภทของค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

ตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD — หน่วยงานที่ดูแลเรื่องจดทะเบียนบริษัทและงบการเงิน) พ.ศ. 2566 ว่าด้วยรายการย่อที่ต้องมีในงบการเงิน ค่าใช้จ่ายดำเนินงานแบ่งเป็น 2 ประเภทหลัก

ค่าใช้จ่ายในการขาย (Selling Expenses)

คือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการนำสินค้าหรือบริการไปถึงมือลูกค้า ตัวอย่างเช่น

• ค่าขนส่งสินค้าถึงลูกค้า — ค่าส่ง Kerry Flash หรือไปรษณีย์
• ค่าคอมมิชชั่นพนักงานขาย — เงินที่จ่ายตามยอดขาย
• ค่าโฆษณาและส่งเสริมการขาย — ค่ายิงโฆษณาออนไลน์ ค่าแจกตัวอย่างสินค้า
• ค่าบรรจุหีบห่อ — กล่อง ถุง วัสดุห่อ
• เงินเดือนฝ่ายขาย — เงินเดือนพนักงานที่ทำหน้าที่ขายโดยตรง

ค่าใช้จ่ายในการบริหาร (Administrative Expenses)

คือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการธุรกิจโดยรวม ตัวอย่างเช่น

• ค่าเช่าสำนักงาน — ค่าเช่ารายเดือนหรือรายปี
• เงินเดือนฝ่ายบริหาร ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบุคคล — คนที่ไม่ได้ขายโดยตรง
• ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าอินเทอร์เน็ต — สาธารณูปโภคทั้งหมด
• ค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์สำนักงาน — คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ เฟอร์นิเจอร์
• ค่าจ้างสำนักงานบัญชี ค่าสอบบัญชี — ค่าจ้างผู้สอบบัญชีรับอนุญาต

นอกจากนี้ ยังมีค่าใช้จ่ายอีกประเภทที่สำคัญคือ ต้นทุนทางการเงิน เช่น ดอกเบี้ยเงินกู้ ค่าธรรมเนียมธนาคาร ซึ่งแสดงแยกอีกบรรทัดในงบกำไรขาดทุน (ตามประกาศ DBD พ.ศ. 2566 กำหนดรายการย่อที่ต้องมีในงบการเงิน มีผลรอบบัญชีเริ่ม 1 ม.ค. 2567)

ค่าใช้จ่ายทางบัญชี กับ ค่าใช้จ่ายทางภาษี

จุดที่ SME ต้องระวังมากที่สุดคือ ค่าใช้จ่ายทางบัญชีไม่เท่ากับค่าใช้จ่ายทางภาษีเสมอไป

ค่าใช้จ่ายทางบัญชี คือค่าใช้จ่ายทุกรายการที่บันทึกตามหลักบัญชี ตามมาตรฐาน NPAEs (มาตรฐานบัญชีสำหรับกิจการที่ไม่ใช่บริษัทมหาชน)

ค่าใช้จ่ายทางภาษี คือค่าใช้จ่ายที่กรมสรรพากรยอมให้นำมาหักจากรายได้เพื่อคำนวณกำไรสุทธิสำหรับเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล ซึ่งอัตราทั่วไปอยู่ที่ 20% ของกำไรสุทธิ (ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 และพระราชกฤษฎีกาฯ)

ค่าใช้จ่ายบางรายการบันทึกในบัญชีได้ แต่นำมาหักภาษีไม่ได้ เรียกว่า “ค่าใช้จ่ายต้องห้าม” (ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี) ตัวอย่างเช่น

• ค่าปรับจราจร ค่าปรับภาษี — จ่ายจริงแต่หักภาษีไม่ได้
• เงินบริจาคเกินกว่า 2% ของกำไรสุทธิ — ส่วนที่เกินหักไม่ได้
• ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของ ที่ไม่เกี่ยวกับธุรกิจ
• ค่ารับรอง (เลี้ยงลูกค้า) เกินกว่า 0.3% ของรายได้ หรือเกิน 10 ล้านบาท

ตัวอย่าง: บริษัทมีค่าใช้จ่ายทางบัญชีทั้งปี 2 ล้านบาท แต่ในจำนวนนี้มีค่าปรับจราจร 5,000 บาท และค่าบริจาคส่วนเกิน 20,000 บาท ค่าใช้จ่ายทางภาษีที่หักได้จริงคือ 1,975,000 บาท ส่วนต่าง 25,000 บาทต้อง “บวกกลับ” เข้าไปในกำไรเพื่อคำนวณภาษี

ตัวอย่างค่าใช้จ่ายสำหรับธุรกิจ SME

ธุรกิจขนาดเล็กที่มียอดขายประมาณ 3-5 ล้านบาทต่อปี มักมีค่าใช้จ่ายดำเนินงานหลักๆ ดังนี้

รายการค่าใช้จ่าย	ตัวอย่างจำนวนเงินต่อเดือน
ค่าเช่าสำนักงานหรือร้านค้า	10,000 – 30,000 บาท
เงินเดือนพนักงาน (3 คน)	45,000 – 75,000 บาท
ค่าประกันสังคม (สมทบ 5%)	2,250 – 3,750 บาท
ค่าน้ำ ค่าไฟ อินเทอร์เน็ต	3,000 – 8,000 บาท
ค่าจ้างสำนักงานบัญชี	3,000 – 8,000 บาท
ค่าโฆษณาออนไลน์	5,000 – 20,000 บาท
ค่าขนส่ง	2,000 – 10,000 บาท

จากตัวอย่างข้างต้น ค่าใช้จ่ายดำเนินงานต่อเดือนอยู่ที่ประมาณ 70,000 – 155,000 บาท หรือปีละ 840,000 – 1,860,000 บาท ตัวเลขเหล่านี้สำคัญเวลาปิดงบการเงินประจำปี เพราะจะส่งผลต่อกำไรสุทธิที่ต้องนำไปคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล (ตามพ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ทุกนิติบุคคลต้องจัดทำบัญชีและปิดงบการเงินทุกรอบบัญชี)

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเรื่องค่าใช้จ่าย

จากประสบการณ์ของเรา ปัญหาที่เจ้าของธุรกิจเจอบ่อยที่สุดเรื่องค่าใช้จ่ายมี 4 ข้อ

ไม่เก็บหลักฐานค่าใช้จ่าย

จ่ายเงินแต่ไม่มีใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี ทำให้ไม่สามารถนำค่าใช้จ่ายไปหักภาษีได้ ผลคือต้องเสียภาษีจากกำไรที่สูงกว่าความเป็นจริง ค่าใช้จ่ายทุกรายการต้องมีหลักฐานที่กรมสรรพากรยอมรับ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือหลักฐานการโอนเงิน

ปนค่าใช้จ่ายส่วนตัวกับธุรกิจ

เอาค่าใช้จ่ายส่วนตัว เช่น ค่าอาหาร ค่าเดินทางที่ไม่เกี่ยวกับงาน มาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจ ถ้าถูกสรรพากรตรวจสอบ จะถูกปรับเบี้ยภาษีย้อนหลังพร้อมเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือน (ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (3) ค่าใช้จ่ายส่วนตัวเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม)

ไม่แยกต้นทุนขายกับค่าใช้จ่ายดำเนินงาน

บันทึกทุกอย่างรวมเป็นตัวเลขก้อนเดียว ทำให้คำนวณกำไรขั้นต้นไม่ได้ และวิเคราะห์ไม่ออกว่าธุรกิจมีปัญหาตรงไหน — ต้นทุนสินค้าแพงเกินไป หรือค่าใช้จ่ายบริหารบานปลาย

ไม่รู้ว่าค่าใช้จ่ายไหนหักภาษีไม่ได้

บันทึกค่าใช้จ่ายต้องห้ามเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี เช่น นำค่าปรับหรือค่าบริจาคส่วนเกินมาหักภาษี ทำให้ยื่นภาษีไม่ครบ ถูกเรียกเก็บย้อนหลังพร้อมเบี้ยปรับ

ค่าใช้จ่ายยุ่งยาก แยกบัญชีกับภาษีไม่ถูก ให้เราจัดการให้ → ปรึกษาฟรีผ่าน Messenger

โทรปรึกษา: 092-853-5600

ดูรีวิวจากลูกค้าของเรา → Google Business Profile

ติดตาม Simple Balance → Facebook Page