ลูกหนี้การค้า คืออะไร

ลูกหนี้การค้า (Trade Receivables / Accounts Receivable) คือเงินที่ลูกค้าค้างชำระจากการขายสินค้าหรือบริการแบบเครดิต ถ้าคุณขายของแล้วลูกค้ายังไม่จ่ายเงินทันที ยอดที่ค้างอยู่นั้นคือลูกหนี้การค้า จัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุลของกิจการ

• ลูกหนี้การค้าคือเงินที่ลูกค้าค้างจ่ายจากการซื้อเชื่อ จัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุล
• ต้องบันทึกตามราคาที่คาดว่าจะเก็บได้จริง หลังหักค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (ตาม NPAEs)
• ระยะเวลาเครดิตปกติ 30-90 วัน ถ้าเก็บไม่ได้ตามกำหนด ธุรกิจจะขาดสภาพคล่อง
• วิเคราะห์อายุลูกหนี้ (Aging Analysis) เป็นเครื่องมือหลักที่ใช้ติดตามและบริหารลูกหนี้
• เจ้าหนี้การค้าคือด้านตรงข้าม — เงินที่คุณค้างจ่ายให้ซัพพลายเออร์

ความหมายของลูกหนี้การค้า

ลูกหนี้การค้าคือจำนวนเงินที่ธุรกิจสามารถเรียกเก็บจากลูกค้า เนื่องจากขายสินค้าหรือให้บริการไปแล้วแต่ลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงิน ตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) เรื่องกำหนดรายการย่อที่ต้องมีในงบการเงิน พ.ศ. 2566 ลูกหนี้การค้าต้องแสดงแยกเป็น 2 รายการในงบดุล ได้แก่ ลูกหนี้การค้า-กิจการที่เกี่ยวข้องกัน และลูกหนี้การค้า-กิจการอื่น

ในทางบัญชี ลูกหนี้การค้าเป็นส่วนหนึ่งของสินทรัพย์หมุนเวียน เพราะคาดว่าจะเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ภายใน 1 ปี หรือภายในรอบระยะเวลาบัญชี ตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน NPAEs (มาตรฐานบัญชีสำหรับ SME ที่ไม่ใช่บริษัทมหาชน) ลูกหนี้การค้าต้องบันทึกด้วยมูลค่าที่คาดว่าจะเก็บได้จริง หลังหักค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

ตัวอย่างเช่น คุณเปิดร้านขายวัสดุก่อสร้าง ลูกค้ารับเหมาสั่งสินค้า 200,000 บาท ตกลงจ่ายภายใน 30 วัน ณ วันที่ส่งมอบสินค้า คุณบันทึก 200,000 บาทเป็นลูกหนี้การค้าในฝั่งสินทรัพย์หมุนเวียน และบันทึกรายได้ 200,000 บาทในงบกำไรขาดทุน

ลูกหนี้การค้า กับ ลูกหนี้อื่น ต่างกันอย่างไร

ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า พ.ศ. 2566 กำหนดให้แสดงลูกหนี้ทั้ง 2 ประเภทแยกจากกันในงบดุล เพื่อให้ผู้ใช้งบการเงินเห็นภาพชัดว่ารายการใดมาจากธุรกิจหลัก

ลูกหนี้การค้าอยู่ตรงไหนในงบดุล

ลูกหนี้การค้าแสดงอยู่ในงบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล) ฝั่งสินทรัพย์หมุนเวียน โดยเรียงลำดับตามสภาพคล่อง ดังนี้

1. เงินสดและเงินฝากธนาคาร
2. เงินลงทุนระยะสั้น
3. ลูกหนี้การค้าและตั๋วเงินรับ (อยู่ตรงนี้)
4. สินค้าคงเหลือ
5. สินทรัพย์หมุนเวียนอื่น

ตามมาตรฐาน NPAEs ลูกหนี้การค้าต้องแสดงเป็นยอดสุทธิ คือ ยอดลูกหนี้ทั้งหมดหักด้วยค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีลูกหนี้รวม 500,000 บาท แต่ประมาณการว่าจะเก็บไม่ได้ 25,000 บาท ยอดที่แสดงในงบดุลคือ 475,000 บาท

ตัวอย่างลูกหนี้การค้าในธุรกิจ SME

สมมติคุณเปิดบริษัทรับเหมาตกแต่งภายใน ในเดือนมกราคมคุณรับงาน 3 โปรเจกต์

ลูกหนี้การค้ารวมของคุณ ณ สิ้นเดือน = 530,000 บาท แสดงในงบดุลเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน

แต่บริษัท A เลยกำหนด 30 วันแล้ว ถ้าติดตามแล้วมีแนวโน้มจ่ายช้าหรืออาจไม่จ่าย คุณต้องตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญสำหรับ 300,000 บาทนี้ ตามหลักความระมัดระวัง (ตามมาตรฐาน NPAEs เรื่องลูกหนี้)

การวิเคราะห์อายุลูกหนี้ (Aging Analysis)

การวิเคราะห์อายุลูกหนี้เป็นเครื่องมือที่นักบัญชีใช้จัดกลุ่มลูกหนี้ตามระยะเวลาที่ค้างชำระ เพื่อประเมินว่าลูกหนี้รายใดมีความเสี่ยงเก็บเงินไม่ได้

ลูกหนี้สุทธิที่แสดงในงบดุล = 530,000 – 17,300 = 512,700 บาท

ยิ่งลูกหนี้ค้างชำระนานเท่าไหร่ อัตราค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญก็ยิ่งสูง หากเกิน 90 วัน ส่วนใหญ่จะตั้งค่าเผื่อ 100% เพราะโอกาสเก็บได้มีน้อยมาก

ความสำคัญต่อธุรกิจ

ลูกหนี้การค้าส่งผลต่อธุรกิจ SME โดยตรงใน 3 เรื่อง

สภาพคล่อง — ลูกหนี้การค้าเป็นส่วนหนึ่งของสูตร Current Ratio (อัตราส่วนสภาพคล่อง) คือ สินทรัพย์หมุนเวียนหารด้วยหนี้สินหมุนเวียน ถ้าลูกหนี้เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ แต่ไม่สามารถเก็บเงินได้ สภาพคล่องจะดูดีบนกระดาษแต่เงินสดจริงอยู่ไหนก่อนนะ

กำไรสุทธิ — ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน ยิ่งตั้งค่าเผื่อฯ สูงเท่าไหร่ กำไรสุทธิยิ่งลดลง ตัวอย่างเช่น ธุรกิจมียอดขาย 5 ล้านบาท มีลูกหนี้ค้างชำระเกิน 90 วันอยู่ 500,000 บาท ต้องตั้งค่าเผื่อ 500,000 บาท ทำให้กำไรหายไปทันที

การยื่นงบ DBD — เมื่อถึงรอบปิดงบการเงิน นักบัญชีต้องตรวจสอบยอดลูกหนี้การค้าให้ตรงกับเอกสาร และกระทบยอดกับรายได้ที่บันทึกไว้ ถ้ายอดไม่ตรง ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA — นักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตจากสภาวิชาชีพบัญชี ทำหน้าที่ตรวจสอบและรับรองงบการเงิน) อาจแสดงความเห็นอย่างมีเงื่อนไขในงบ

วิธีบริหารลูกหนี้การค้าให้เก็บเงินได้เร็วขึ้น

ปัญหาเก็บเงินไม่ได้ตามกำหนดเป็นเรื่องที่ SME เจอบ่อยที่สุด วิธีแก้ไขมีดังนี้

ตรวจสอบเครดิตลูกค้าก่อนให้เครดิต

ก่อนขายเชื่อให้ลูกค้ารายใหม่ ควรตรวจสอบประวัติการชำระเงินก่อน จากประสบการณ์ลูกค้าของเรา ร้านค้าที่ให้เครดิตโดยไม่ตรวจสอบมักมีหนี้สูญเฉลี่ย 5-8% ของยอดขาย

กำหนดเงื่อนไขชำระเงินให้ชัดเจน

ระบุในใบแจ้งหนี้ว่าต้องจ่ายภายในกี่วัน เงื่อนไขที่นิยมคือ 30 วัน (Net 30) สำหรับลูกค้าใหม่อาจเริ่มที่ 15 วันก่อน แล้วค่อยขยายเวลาหากมีประวัติดี

ให้ส่วนลดจ่ายเร็ว (Cash Discount)

เช่น ให้ส่วนลด 2% ถ้าจ่ายภายใน 10 วัน (เงื่อนไข 2/10, Net 30) ถ้าลูกค้าซื้อ 100,000 บาท จ่ายภายใน 10 วัน จ่ายแค่ 98,000 บาท คุณเสียส่วนลด 2,000 บาท แต่ได้เงินเร็วขึ้น 20 วัน

ติดตามทวงถามสม่ำเสมอ

ตั้งระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อใกล้ครบกำหนดชำระ อย่ารอจนเลยกำหนดแล้วค่อยติดตาม

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ไม่ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ — ลูกหนี้บางรายติดค้างชำระเกิน 1 ปี แต่ยังแสดงยอดเต็มในงบดุล ทำให้สินทรัพย์ดูสูงเกินจริง ผู้สอบบัญชีจะตั้งข้อสังเกตในรายงานการสอบบัญชี
• ไม่แยกลูกหนี้การค้ากับลูกหนี้อื่น — เงินที่เจ้าของให้บริษัทยืม หรือเงินมัดจำค่าเช่า ไม่ใช่ลูกหนี้การค้า ต้องแยกบัญชีให้ถูกต้องตามที่ DBD กำหนด
• ไม่กระทบยอดลูกหนี้กับรายได้ — ก่อนปิดงบการเงิน ต้องตรวจสอบว่ายอดลูกหนี้ตรงกับใบแจ้งหนี้และรายการปรับปรุงทุกรายการ ถ้าไม่ตรง อาจมีปัญหาตอนยื่นงบการเงินให้ DBD
• รับเช็คลงวันที่ล่วงหน้าแล้วไม่ติดตาม — ธุรกิจ SME ในไทยยังใช้เช็คกันเยอะ ถ้ารับเช็คลงวันที่ล่วงหน้าต้องบันทึกเป็นตั๋วเงินรับ ไม่ใช่ลูกหนี้การค้า และต้องติดตามว่าเช็คผ่านหรือไม่เมื่อถึงวันที่

ลูกหนี้การค้ายุ่งยาก ให้ ซิมเปิล บาลานซ์ ดูแลบัญชีและงบการเงินให้ธุรกิจคุณ → ปรึกษาฟรีผ่าน Messenger

โทรปรึกษา: 092-853-5600

ดูรีวิวจากลูกค้าของเรา → Google Business Profile

ติดตาม Simple Balance → Facebook Page

แหล่งอ้างอิง

1. ประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง กำหนดรายการย่อที่ต้องมีในงบการเงิน พ.ศ. 2566 — กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
2. มาตรฐานการรายงานทางการเงิน NPAEs — สภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์
3. เงื่อนไขการคำนวณกำไรสุทธิตามมาตรา 65 ทวิ — กรมสรรพากร
4. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 — กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
5. หลักการบริหารการเงินสำหรับการลงทุนในบริษัทจดทะเบียน — ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SET)
6. Accounting 101 (Michele Cagan, แปลไทย) บทที่ 4 หน้า 155-161 — Adams Media
7. ปิดบัญชีให้โลกจำ หน้า 14-16 — สำนักพิมพ์ธรรมนิติ