รายการปรับปรุง คืออะไร — คือการบันทึกรายการทางบัญชีเพิ่มเติม ณ วันสิ้นงวดบัญชี เพื่อปรับปรุงยอดคงเหลือในบัญชีต่างๆ ให้แสดงตามเกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis — หลักการบัญชีที่บันทึกรายได้เมื่อเกิดสิทธิ และบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดภาระผูกพัน ไม่ว่าจะรับหรือจ่ายเงินแล้วหรือยัง) ก่อนจัดทำงบทดลองหลังปรับปรุงและปิดงบการเงิน
- รายการปรับปรุง (Adjusting Entries) คือการบันทึกบัญชีเพิ่มเติม ณ วันสิ้นงวด เพื่อให้ตัวเลขตรงกับความเป็นจริง
- มี 7 ประเภทหลัก: ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า รายได้รับล่วงหน้า ค่าเสื่อมราคา วัสดุสิ้นเปลือง และหนี้สงสัยจะสูญ
- เป็นขั้นตอนที่สำคัญก่อนจัดทำงบทดลองหลังปรับปรุงและปิดงบการเงิน
- ต้องทำตามเกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) ตามมาตรฐาน NPAEs
- ถ้าไม่ทำรายการปรับปรุง งบการเงินจะแสดงกำไรหรือขาดทุนผิดจากความจริง
ทำไมต้องทำรายการปรับปรุง
รายการปรับปรุงเป็นขั้นตอนที่ขาดไม่ได้ในกระบวนการปิดงบการเงิน เพราะระหว่างงวดบัญชี นักบัญชีบันทึกรายการค้าตามที่เกิดขึ้นจริง แต่ ณ วันสิ้นงวด มีรายการหลายประเภทที่ยังบันทึกไม่ครบ หรือบันทึกไว้แล้วแต่ยอดเปลี่ยนไป
ลองคิดว่าคุณเปิดร้านขายของออนไลน์ จ่ายค่าประกันภัยล่วงหน้า 24,000 บาทสำหรับ 12 เดือน ตอนจ่ายเงิน นักบัญชีบันทึกเป็นสินทรัพย์ (ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า) ทั้งก้อน แต่ในวันสุดท้ายเดือนธันวาคม ค่าประกันที่ใช้ไปแล้ว 6 เดือน (12,000 บาท) ต้องย้ายจากสินทรัพย์ไปเป็นค่าใช้จ่าย หากไม่ปรับปรุงจะทำให้สินทรัพย์สูงเกินจริง 12,000 บาท และค่าใช้จ่ายต่ำเกินจริง 12,000 บาท ทำให้กำไรในงบกำไรขาดทุนไม่ถูกต้อง
ตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน NPAEs (มาตรฐานบัญชีสำหรับนิติบุคคลที่ไม่ใช่บริษัทมหาชน) กิจการต้องบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง ซึ่งหมายความว่าต้องบันทึกรายการในงวดที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่งวดที่รับหรือจ่ายเงิน รายการปรับปรุงทำหน้าที่นี้
เหตุผลสำคัญที่ต้องทำรายการปรับปรุง:
- งบการเงินถูกต้อง — กำไรขาดทุน สินทรัพย์ หนี้สิน แสดงจำนวนตรงกับความจริง
- ปฏิบัติตามกฎหมาย — พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 9 กำหนดให้จัดทำบัญชีให้ถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี
- ภาษีถูกต้อง — ถ้ารายได้หรือค่าใช้จ่ายบันทึกผิดงวด ภาษีเงินได้นิติบุคคลที่คำนวณจากกำไรสุทธิก็จะผิดตามไปด้วย (ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65)
- ผู้สอบบัญชีตรวจสอบได้ — ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ต้องตรวจว่ารายการปรับปรุงครบถ้วน (ตามพ.ร.บ.วิชาชีพบัญชี พ.ศ. 2547)
7 ประเภทของรายการปรับปรุง
รายการปรับปรุง ณ วันสิ้นงวดแบ่งเป็น 7 ประเภทหลัก:
1. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses)
ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วในงวดนี้ แต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน เช่น ค่าเช่าเดือนธันวาคมที่จะจ่ายเดือนมกราคม หรือเงินเดือนพนักงานที่ค้างจ่าย
ตัวอย่าง: บริษัทมีเงินเดือนพนักงานค้างจ่าย 5 วัน คิดเป็น 25,000 บาท
- เดบิต: เงินเดือน 25,000
- เครดิต: เงินเดือนค้างจ่าย 25,000
2. รายได้ค้างรับ (Accrued Revenue)
รายได้ที่เกิดสิทธิแล้วในงวดนี้ แต่ยังไม่ได้รับเงิน เช่น ดอกเบี้ยเงินฝากประจำที่ครบกำหนดรับหลังสิ้นงวด
ตัวอย่าง: บริษัทฝากเงินประจำ 1,000,000 บาท ดอกเบี้ย 2% ต่อปี ณ สิ้นงวดมีดอกเบี้ยค้างรับ 3 เดือน = 5,000 บาท
- เดบิต: ดอกเบี้ยค้างรับ 5,000
- เครดิต: ดอกเบี้ยรับ 5,000
3. ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses)
เงินที่จ่ายไปแล้วสำหรับค่าใช้จ่ายที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง ต้องตัดเป็นค่าใช้จ่ายตามส่วนที่ใช้ไปในงวดนี้
ตัวอย่าง: จ่ายค่าประกันภัยล่วงหน้า 24,000 บาท (12 เดือน) ใช้ไป 6 เดือน = 12,000 บาท
- เดบิต: ค่าประกันภัย 12,000
- เครดิต: ค่าประกันภัยจ่ายล่วงหน้า 12,000
4. รายได้รับล่วงหน้า (Unearned Revenue)
เงินที่รับจากลูกค้า แต่ยังไม่มีการส่งมอบสินค้าหรือบริการ ต้องตัดเป็นรายได้เฉพาะส่วนที่ส่งมอบแล้วในงวดนี้
ตัวอย่าง: รับค่าบริการรายปีล่วงหน้า 120,000 บาท ส่งมอบบริการแล้ว 4 เดือน = 40,000 บาท
- เดบิต: รายได้รับล่วงหน้า 40,000
- เครดิต: รายได้จากการบริการ 40,000
5. ค่าเสื่อมราคา (Depreciation)
สินทรัพย์ถาวร เช่น ตึก อาคาร สิ่งปลูกสร้าง อุปกรณ์ เครื่องจักร ต้องตัดค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งานทุกงวดบัญชี (ตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่องกำหนดรายการย่อที่ต้องมีในงบการเงิน พ.ศ. 2566)
ตัวอย่าง: อุปกรณ์สำนักงานราคา 60,000 บาท อายุใช้งาน 5 ปี ค่าเสื่อมราคาต่อปี = 12,000 บาท
- เดบิต: ค่าเสื่อมราคา-อุปกรณ์ 12,000
- เครดิต: ค่าเสื่อมราคาสะสม-อุปกรณ์ 12,000
6. วัสดุสิ้นเปลือง (Supplies Used)
วัสดุสิ้นเปลืองที่ซื้อมาตั้งแต่ต้นงวด ต้องนับคงเหลือ ณ สิ้นงวด แล้วตัดส่วนที่ใช้ไปเป็นค่าใช้จ่าย
ตัวอย่าง: ซื้อวัสดุสำนักงาน 15,000 บาท สิ้นงวดเหลือ 3,000 บาท ใช้ไป = 12,000 บาท
- เดบิต: ค่าวัสดุสำนักงาน 12,000
- เครดิต: วัสดุสำนักงาน 12,000
7. หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Accounts)
ลูกหนี้การค้าบางรายอาจเก็บเงินไม่ได้ ต้องตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญตามนโยบายของกิจการ
ตัวอย่าง: ลูกหนี้การค้าคงเหลือ 500,000 บาท ประมาณการเก็บไม่ได้ 2% = 10,000 บาท
- เดบิต: หนี้สงสัยจะสูญ 10,000
- เครดิต: ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 10,000
รายการปรับปรุง กับ งบทดลอง เกี่ยวกันยังไง
รายการปรับปรุงเป็นขั้นตอนที่อยู่ระหว่างงบทดลองก่อนปรับปรุง (Unadjusted Trial Balance) กับงบทดลองหลังปรับปรุง (Adjusted Trial Balance)
| งบทดลองก่อนปรับปรุง | รายการปรับปรุง | งบทดลองหลังปรับปรุง | |
|---|---|---|---|
| จัดทำเมื่อ | สิ้นงวด ก่อนปรับปรุง | ณ วันสิ้นงวดบัญชี | หลังบันทึกรายการปรับปรุงทุกรายการ |
| วัตถุประสงค์ | ตรวจสอบเดบิต = เครดิต | ให้ตัวเลขตรงกับเกณฑ์คงค้าง | ตรวจสอบอีกครั้งหลังปรับปรุง |
| นำไปใช้ | เป็นจุดเริ่มต้นรายการปรับปรุง | ปรับยอดในบัญชีแยกประเภท | ใช้จัดทำงบการเงิน |
ขั้นตอนทำงานคือ: จัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุง → บันทึกรายการปรับปรุงในสมุดบัญชีรายวัน → ผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท → จัดทำงบทดลองหลังปรับปรุง → ปิดงบการเงิน
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำรายการปรับปรุง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการทำรายการปรับปรุงของ SME ไทย:
- ลืมบันทึกค่าเสื่อมราคา — โดยเฉพาะสินทรัพย์ที่ซื้อระหว่างปี ต้องคำนวณค่าเสื่อมราคาตามจำนวนเดือนที่ใช้จริง ไม่ใช่เต็มปี
- ไม่ตัดค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า — จ่ายค่าเช่าล่วงหน้า 3 เดือน แต่ลงเป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนในเดือนเดียว ทำให้กำไรเดือนนั้นต่ำเกินจริง
- ไม่ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ — ลูกหนี้ค้างจ่ายนานเป็นปี แต่ยังแสดงเป็นสินทรัพย์เต็มจำนวน ตามพ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 กิจการต้องแสดงมูลค่าสินทรัพย์ตามมูลค่าที่คาดว่าจะได้รับ
- บันทึกรายได้รับล่วงหน้าเป็นรายได้ทันที — รับเงินค่าบริการล่วงหน้าแล้วลงเป็นรายได้ทั้งจำนวน แต่ความจริงยังไม่ได้ให้บริการ ทำให้รายได้ในงวดนั้นสูงเกินจริง
- ปรับปรุงผิดงวด — บันทึกค่าใช้จ่ายของปีนี้ไปในปีหน้า หรือกลับกัน ซึ่งมีผลต่อการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลด้วย (ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ค่าใช้จ่ายต้องเกี่ยวข้องกับรายได้ในรอบบัญชีเดียวกัน)
ถ้าคุณมีข้อสงสัยว่ารายการปรับปรุงของธุรกิจครบถ้วนหรือยัง ให้ ซิมเปิล บาลานซ์ ช่วยตรวจสอบและปิดงบการเงินให้ถูกต้อง
ดูรีวิวจากลูกค้าของเรา → Google Business Profile
ติดตาม Simple Balance → Facebook Page